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Gestão do Tempo – Na TI isso é possível?

Gestão do Tempo

Gestão do tempo na TI é possível? Temos o prazer de dizer que apagamos incêndios o tempo todo, mas será que esse é o único modo de trabalhar?

Nesse artigo lhe mostrarei alguns pontos que podem ajudar a mudar esse quadro.

 

Gurus de Planejamento de Tempo e Produtividade

Hoje virou moda, as pessoas terem uma metodologia de gestão de tempo e produtividade, que funciona perfeitamente para elas e a partir dai elas formalizam sua metodologias, criando produtos ou escrevendo livros.

Nada contra, mas em geral são metodologias baseadas em “achismos”, sem nenhuma fundamentação científica ou baseada ao menos em pesquisas.

Muitos desses novos gurus são meus mentores em suas áreas de conhecimento originais, mas definitivamente não se tornam meus mentores em gestão de tempo ou produtividade, exatamente pela falta de consistência em algumas de suas idéias e teorias.

Então, quem eu sigo?

 

Christian Barbosa e sua Tríade do Tempo

Você pode ter visto o Christian no programa Fantástico da Rede Glogo, ou leu algo sobre ele nas revistas Exame, Veja ou Você S.A.. Ele é realmente bastante conhecido.

É o criador do método Triade do Tempo. Esse método está descrito no livro com o mesmo nome do método: A Tríade do Tempo

Aqui um vídeo onde Christian descreve o software para controle de produtividade baseado em seu método, produzido por uma de suas empresas. Além do software, aqui você encontrará em linhas gerais os conceitos da metodologia.

Nesta palestra para o evento ao vivo do “Segredos da Audiência, Christian fala sobre produtividade para empreendedores.

Nesta palestra para a Endeavor os conceitos são explorados de uma maneira ainda mais ampla.

 

Sacadas do Método

Alguns dos pontos que acho interessantes, que sigo em meu planejamento de tempo. Há muito mais no método, mas se você já cuidar apenas desses, já vivenciará uma melhoria significativa em seu planejamento.

Planeje no mínimo 3 dias à frente

Esse é um dos pontos mais contraditórios em relação a diversos gurus gringos (um deles é o Michael Hyatt) e alguns brasileiros, que pregam que você deve planejar cada dia na noite anterior e apenas um dia por vez.

O planejamento ideal é o semanal e deveria ser feito no Domingo de cada semana, deixando a sexta-feira livre para cobrir possíveis falhas no planejamento.

O planejamento por períodos superiores a 1 dia, permite maior controle e flexibilidade na execução das tarefas.

Relacione todas as atividades

Normalmente nos preocupamos com as atividades que são agendáveis e nos esquecemos de atividades que são corriqueiras e aquelas que surjem do nada, mas que também consomem nosso tempo.

Ao listar as atividades, faça uma previsão da duração da atividade.

Isso é importante para que tenha uma idéia do quanto resta do dia para seu planejamento, além de permitir que tenha um aprimoramento em futuras previsões de prazos.

Crie atividades de monitoramento e controle em seu planejamento

Não adianta nada você fazer seu planejamento e descobrir apenas ao final do prazo, que não será possível finalizar uma tarefa no tempo previsto.

Isso é em especial útil, quando você delega a alguém a execução de uma tarefa.

Adicione tarefas que são repetidas em períodos regulares, estimando sempre o tempo que utilizará para verificação do andamento das tarefas planejadas.

Classifique seu tempo

As tarefas do seu dia a dia devem ser classificadas seguindo 3 critérios:

  • Importantes: Atividades que tem importância na sua vida e que trazem resultados a curto, médio ou longo prazo e que você tem tempo para atuar sobre as mesmas. FOQUE
  • Urgentes: Atividades que tem importância na sua vida e que trazem resultados a curto, médio ou longo prazo, porém o tempo para atuar sobre as mesmas está curto, ou já acabou. Trazem pressão e stress. REDUZA
  • Circunstanciais: Atividades desnecessárias, feitas por comodidade ou por serem socialmente apropriadas. Não trazem resultado algum. ELIMINE

Seu objetivo é ter ao final de seu processo de melhoria, como mínimo ideal, algo torno de:

  • Importantes: > 60% do total de tarefas do período
  • Urgentes: < 30% do total de tarefas do período
  • Circunstanciais: < 10% do total de tarefas do período

Classifique as atividade por papéis

Desempenhamos no nosso dia a dia diversos papéis: papel de gerente, de programador, de pai, de marido etc.

A idéia da criação e classificação por papéis desempenhados, é para que tenha noção se está alocando tempo suficiente para um determinado papel, ou mesmo esquecendo de alocar tempo para algo.

Por exemplo: será que você está passando tempo suficiente com sua família ou filhos?

 

E na TI funciona?

Na TI e em qualquer outra área funciona, porém precisamos ter persistência.

Pela teoria dos 21 dias, o cérebro humano precisa de 21 dias para assimilar um novo hábito. O próprio Christian menciona que os 21 dias, é o prazo em que muitos desistem do método.

Você pode utilizar uma agenda para implementar o método, mas o ideal é utilizar alguma ferramenta.

O Christian logicamente indica sua ferramenta Neotriad.

Utilizo uma planilha, que em breve disponibilizarei aqui no blog. Estou apenas retirando algumas características e adaptando outras para o blog. Aguardem!

 

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