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Como Priorizar Tarefas

Como Priorizar tarefas

Se você tem problemas em relação a como priorizar tarefas, esse é post perfeito para você, gestor de TI.

Desde uma simples lista de tarefas a executar, à decisão de quais itens de backlog, distribuídos dentre diversos clientes, devem ser atendidos dentro de um orçamento limitado.

Como priorizá-los e atender da melhor forma possível?

Existem diversos métodos que podem ser utilizados nesta tarefa, porém neste artigo falarei apenas de um método simples mas efetivo: Método GUT.

 

Método GUT

Em 1981 Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe propuseram uma metodologia de solução de problemas e tomada de decisão, em seu livro “The Rational Manager: A Systematic Approach to Problem Solving and Decision-Making“, metodologia essa que ficou conhecida como Método Kepner-Tregoe ou Método KT.

Em 1997 uma revisão atualizada do livro foi disponibilizada no mercado, chamada “The New Rational Manager: An Updated Edition for a New World“.

A empresa de consultoria criada por eles em 1958, oferece hoje solução de implementação ITIL, baseada na mesma metodologia de solução de problemas. Veja o artigo “The Implementation of ITIL (IT Infrastructure Library) through ATS – Analytic Troubleshooting

Uma curiosidade: A NASA utilizou a metodologia KT, para trazer de volta à Terra os astronautas da Apolo XIII em Abril de 1970. Dê uma olhada no artigo “An Abbreviated Use of Problem Analysis – Trouble Aboard Apollo XIII“.

Ok, mas o que o Método GUT tem a ver com tudo isso?

No método KT, em determinado momento é necessário priorizar algumas questões e para isso deve-se levar em consideração determinadas características relativas a cada questão: Seriousness, Urgency e Growth.

The New Rational Manager

Em português esse grupo de características se tornou (G)ravidade, (U)rgência e (T)endência.

Como priorizar tarefas usando GUT

A Matriz GUT é uma ferramenta de extrema simplicidade, fácil de ser montada e aplicada, podendo ser utilizada para diversas finalidades, como também, em conjunto com outras ferramentas de gestão já conhecidas, como a Matriz SWOT, Diagrama de Ishikawa, Ciclo PDCA, dentre outras.

Matriz GUT

Pra facilitar o entendimento, dividirei o processo de montagem da matriz em passos:

Passo 1: Listar as atividades a serem priorizadas

Liste todos os problemas e aspectos relacionados às atividades que você deseja analisar. Liste quais são as principais dificuldades e problemas, levando em consideração os três pontos à serem analisados dentro da matriz (gravidade, urgência e tendência).

Passo 2: Pontuar cada atividade

Neste passo cada atividade é pontuada, sendo as notas aplicadas de acordo com alguns critérios, que vão desde as situações mais graves, que recebem a nota mais alta (5), até as situações mais leves e brandas, que recebem a menor nota (1).

Pontue levando em consideração:

Gravidade (Custo) – possível dano, prejuízo ou perda financeira que pode decorrer de uma situação. Os danos podem ser avaliados de forma quantitativa ou qualitativa, com efeitos analisados a médio e longo prazo.

Pontuação Descrição
1 Dano mínimo
2 Dano leve
3 Dano médio
4 Dano grave
5 Dano gravíssimo

Urgência (Tempo) – tempo necessário para a solução de um problema ou uma dada situação. Analise pela pressão que o tempo impõe, levando em consideração os prazos para a resolução do problema. Quanto maior a urgência, menor será o prazo disponível para solução do problema em questão e vice versa.

Pontuação Descrição
1 Não há pressa
2 Pode aguardar
3 O mais cedo possível
4 Alguma urgência
5 Ação imediata

Tendência (Impacto) – potencial de crescimento do problema e a probabilidade dele se tornar maior com o passar do tempo. Nesse quesito é preciso analisar o padrão ou a tendência de evolução da situação.

Pontuação Descrição
1 Não vai piorar
2 Vai piorar em longo prazo
3 Vai piorar em médio prazo
4 Vai piorar em pouco tempo
5 Vai piorar rapidamente

Passo 3: Classificação da atividade

Através da multiplicação dos fatores (gravidade, urgência e tendência), atribuir notas a cada uma das principais atividades identificadas.

Na minha opinião, um dos melhores exemplos para demonstrar a classificação das atividades utilizando GUT, é a manutenção de um automóvel, por ser um exemplo bastante genérico.

Gostaria de deixar claro que esse exemplo não foi criado por mim, é amplamente utilizado em diversos trabalhos espalhados pela web e infelizmente não consegui identificar sua autoria.

Classificação de Tarefas

 

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