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COBIT 5 2ª Fase – Onde estamos agora? – Passo 1: Escopo

De acordo com o Framework, COBIT 5 2a Fase:

COBIT 5 2a Fase - Fase 2 da Implementação

A 2ª Fase concentra-se na definição do escopo da implementação ou da iniciativa de implementação usando o mapeamento dos objetivos corporativos do COBIT em objetivos de TI e nos respectivos processos de TI, e considerando também como os cenários de risco poderiam destacar quais os principais processos que se deve concentrar. Diagnósticos de alto nível também podem ser úteis para definir o escopo e compreender as áreas com alta prioridade que se deve concentrar. Uma avaliação do estado atual é então realizada, e os problemas ou deficiências são identificados realizando-se uma avaliação da capacidade do processo. Iniciativas em larga escala devem ser estruturadas como múltiplas interações do ciclo de vida – para qualquer iniciativa de implementação superior a seis meses há um risco de perda da dinâmica, foco e adesão das partes interessadas.

Antes de começar qualquer processo, seja ele uma implementação de COBIT ou uma dieta, é mandatório que você tenha uma idéia real do estado atual em que você se encontra, de forma que tenha certeza do que deve ser feito para que tenha sucesso, além de poder acompanhar sua evolução.

O objetivo principal dessa fase, é um diagnóstico do estado atual de maturidade em que se encontra sua área de TI, em relação aos processos que porventura deverão ser implementados.

Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, ou seja, não há sucesso no que não se gerencia.

(adaptado de William Edwards Deming)

O diagnóstico pode ser feito de duas formas: através de um profissional capacitado e de um processo bem mais rígido e complexo, onde todos os levantamentos devem ter forçosamente evidências, ou através de uma auto-avaliação feita pela própria área de TI junto aos seus clientes, por meio de um processo bem menos rigoroso.

A auto-avaliação é suficiente para esse diagnóstico.

No COBIT Self-Assessment Guide: Using COBIT 5 você encontrará a descrição dos conceitos e procedimentos necessários para a auto-avaliação de sua área de TI.

Basicamente o processo consiste em 5 passos:

COBIT 5 2a Fase - Fase 2 - Fluxo dos passos

  1. Escopo – Definição dos processos a serem avaliados: que nada mais é do que a definição do escopo da avaliação. Determinante para uma correta definição de expectativas.
  2. Determinação da capacidade Nível 1: no modelo definido pelo COBIT 5, a avaliação do nível 1 é diferente da avaliação dos demais níveis. Para o nível 1 é utilizado o modelo de referência de processos do COBIT 5.
  3. Determinação da capacidade Níveis 2 a 5: a avaliação dos níveis de capacidade 2 a 5 resulta da aplicação do padrão ISO 15504 e independe do processo avaliado.
  4. Registro dos níveis de capacidade: resultado da avaliação dos indicadores da capacidade para cada nível de capacidade.
  5. Planejamento das melhorias nos processos: a autoavaliação pode resultar na identificação de pontos “quick wins” para os quais deverão ser definidos planos de ação, ou pode ainda identificar processos para os quais será necessário realizar uma avaliação mais criteriosa e aprofundada.

Passo 1: Escopo – Definição dos processos a serem avaliados

Neste passo a utilização da cascata de objetivos pode ser uma ferramenta útil, para a fundamentação dos processos selecionados, de acordo com os objetivos de negócio e os benefícios esperados pelos stakeholders.

De acordo com o Framework

A cascata de objetivos é importante, porque permite a definição das prioridades de implementação, melhoria e garantia da governança corporativa de TI com base nos objetivos (estratégicos) da organização e no respectivo risco.

Na prática, a cascata de objetivos:

  • Define as metas e objetivos tangíveis e relevantes em vários níveis de responsabilidade
  • Filtra a base de conhecimento do COBIT 5, com base nos objetivos corporativos, para extrair a orientação pertinente para inclusão na implementação, melhoria ou garantia de projetos específicos
  • Identifica e comunica claramente como (por vezes de forma muito operacional) os habilitadores são importantes para o atingimento dos objetivos corporativos

A cascata de objetivos – com suas tabelas de mapeamento entre os objetivos corporativos e os objetivos de TI e entre os objetivos de TI e os habilitadores do COBIT 5 (inclusive processos) – não contém a verdade universal, e os usuários não devem tentar usá-lo de uma forma puramente mecânica, mas sim como um orientador.

Vamos agora à cascata de objetivos em detalhe:

COBIT 5 2a Fase - Cascata de Objetivos

Vamos tomar como exemplo a historinha contada na página 22 do framework: “EXEMPLO 1 – CASCATA DE OBJETIVOS” e vamos ver como usá-la na prática… na prática mesmo:

Passo 1.1: Identificar os objetivos corporativos que serão priorizados

Uma organização define para si uma série de objetivos estratégicos, dos quais a melhoria da satisfação do cliente é o mais importante. A partir dali, ela deseja saber o que precisa ser melhorado em todos os aspectos relativos a TI.

“Satisfação do cliente”, corresponde à dimensão “Cliente” do BSC. Na Figura 5 identificam-se os objetivos, que a corporação acredita que contribuam para o foco na prioridade definida para o negócio:

COBIT 5 2a Fase - Objetivos Corporativos

A organização decide que definir a satisfação do cliente como a principal prioridade é equivalente a elevar a prioridade dos seguintes objetivos corporativos

  • 6. Cultura de serviço orientada ao cliente
  • 7. Continuidade e disponibilidade do serviço de negócio
  • 8. Respostas rápidas para um ambiente de negócios em mudança

Passo 1.2: Identificar os objetivos de TI que serão priorizados

A organização dá agora o próximo passo na cascata dos objetivos: analisar quais objetivos de TI correspondem a esses objetivos corporativos.

A partir da Figura 22 do Apêndice B do Framework, identificam-se quais os objetivos de TI, correspondem aos objetivos corporativos selecionados e que tem uma relação “P” entre eles:

COBIT 5 2a Fase - Objetivos de TI 1

COBIT 5 2a Fase - Objetivos de TI 2

A organização valida esta lista e decide que os quatro primeiros objetivos serão considerados prioridade.

Passo 1.3: Identificar os processos que apoiam os objetivos de TI priorizados

A partir da Figura 23 do Apêndice C do Framework, identificam-se quais os processos do COBIT 5, correspondem aos objetivos de TI selecionados e que tem uma relação “P” entre eles:

COBIT 5 2a Fase - Objetivos de TI x Processos de TI

Definidos os processos que serão avaliados, os mesmos deverão ser identificados em planilha, semelhante a definida no Appendix A. Process Assessment Results do COBIT Self-Assessment Guide: Using COBIT 5.

Informe na coluna “To be acessed” a palavra “Sim” para aqueles processos que serão avaliados, podendo deixar em branco as linhas referentes aos demais processos.

COBIT 5 2a Fase - Framework Apendice A

Planilha para Definição de Escopo

Como planilhas com macros não são bem recebidas por nenhum de nós, e logicamente para implementar a solução sem usar VBA seria bem mais complexo, passei a idéia para meu amigo Maycon Branco, especialista em Excel, que desenvolveu uma planilha automatizada sem macros, para nos ajudar na definição do escopo da validação.

O Maycon tem um conhecimento avançadíssimo de Excel. O Chamo de “Excel Man“. Aguardem, que em breve ele disponibilizará seu blog com muitas dicas e planilhas de uso prático no dia a dia.

No Passo 1 escolha os objetivos corporativos, colocando “Sim” ao lado de cada objetivo desejado:

COBIT 5 2a Fase - Definição de Escopo - Objetivos corporativos

No Passo 2 escolha os objetivos de TI, colocando “Sim” ao lado de cada objetivo desejado:

COBIT 5 2a Fase - Definição de Escopo - Objetivos de TI

No Passo 3 escolha os processos de TI, colocando “Sim” ao lado de cada processo desejado:

COBIT 5 2a Fase - Definição de Escopo - Objetivos de TI x Processos de TI

Ao final você terá a planilha de resultados da avaliação pronta para ser impressa.

COBIT 5 2a Fase - Definição de Escopo - Resultado Final


Para baixar a planilha, clique no link abaixo. Será solicitado que informe seu email, para que a planilha possa ser baixada.

Assim poderei lhe informar, sempre que forem criados novos artigos com planilhas, que poderão tornar seu trabalho mais fácil e prático.

 

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