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COBIT 5 1ª Fase – Quais são os direcionadores?

De acordo com o Framework, COBIT 5 1a Fase:

COBIT 5 Fase 1 - Quais são os direcionadores?

A 1ª Fase começa com o reconhecimento e aceitação da necessidade de uma implementação ou iniciativa de implementação. Identifica os atuais pontos fracos e desencadeadores e cria um desejo de mudança nos níveis de gestão executiva.

Bem, se você chegou até aqui, não é porque sua área de TI está funcionando as mil maravilhas, em completo alinhamento com os objetivos do negócio de sua companhia.

Certamente os gestores de sua corporação tem uma ou outra, ou muitas reclamações, da forma como a área de TI vem atendendo às solicitações feitas por seus clientes internos.

Talvez nesse momento alguns PONTOS FRACOS gerem DORES nessa relação.

Ou talvez alguma mudança interna ou externa ao negócio, gerou EVENTOS DESENCADEADORES que obrigam a TI, passar a ter um maior alinhamento ao negócio.

Portanto…

Os objetivos dessa Fase são:

  • Passo 1: Reconhecer os pontos fracos mais comuns e os eventos desencadeadores
  • Passo 2: Criar o ambiente apropriado para a implementação
  • Passo 3: Elaborar um caso de negócio para a implementação e melhoria da governança e gestão de TI

Passo 1: Reconhecer os pontos fracos mais comuns e os eventos desencadeadores

Levante junto aos clientes de TI, quais suas principais reclamações e sugestões em relação ao atendimento.

No Framework são listados os PONTOS FRACOS (PONTOS DE DOR) mais comuns, apontados pelos clientes da área de TI:

  • Frustração da organização com iniciativas fracassadas, aumentando os custos de TI e a percepção de baixo valor para o negócio
  • Incidentes significativos relacionados ao risco de TI para o negócio, tais como perda de dados ou falha em projetos
  • Problemas com a terceirização da prestação de serviços, tais como o não cumprimento de forma consistente dos níveis de serviço acordados
  • Não cumprimento das exigências regulatórias ou contratuais
  • Limitações de TI na capacidade de inovação e agilidade dos negócios da organização
  • Descobertas das auditorias regulares sobre o fraco desempenho de TI ou relatórios de problemas com a qualidade de TI
  • Gastos com TI ocultos e não autorizados
  • Duplicação ou sobreposição das iniciativas ou desperdício de recursos
  • Recursos de TI insuficientes, pessoal com competências inadequadas ou insatisfação ou esgotamento do pessoal
  • Mudanças relacionadas com a TI que não atendem às necessidades da organização e demoram a dar retorno ou estouram o orçamento
  • Membros da diretoria, executivos ou gerentes seniores que relutam em se envolver com TI, ou falta de patrocinadores comprometidos e satisfeitos para área de TI da organização
  • Múltiplos e complexos modelos operacionais de TI

Dica #1:

No COBIT 5 Implementation, Apêndice A – Mapping pain points to COBIT 5 Processes, você encontra para cada ponto fraco listado acima, quais processos cuja implementação poderá contribuir para a correção da deficiência.

COBIT 5 Fase 1 - Pontos de dor

Tente identificar a qual ponto fraco da lista, pertence cada ponto levantado pelos seus clientes. Isso facilitará na identificação de quais processos são candidatos a priorização em sua implementação.

Dica #2:

Diversas são as formas que você poderá utilizar para levantar os pontos fracos da área de TI: entrevistas, questionários, análise SWOT etc.

Guarde sempre evidências de quem respondeu ou participou de uma reunião de levantamento, para garantir que se algum ponto fraco tenha sido esquecido, foi um esquecimento de todos e não um esquecimento voluntário da área de TI.

Além de pontos fracos, há outros fatos (EVENTOS DESENCADEADORES) que podem impactar na governança de TI em uma corporação e que também devem ser identificados. Dentre os mais comuns estão:

  • Fusão, aquisição ou alienação
  • Uma mudança no mercado, posição econômica ou competitiva
  • Mudança no modelo operacional do negócio ou acordos de terceirização
  • Nova regulamentação ou requisitos de conformidade
  • Mudança significativa de tecnologia ou de paradigma
  • Foco ou projeto de governança em toda a organização
  • Novo CEO, CFO, CIO, etc.
  • Auditoria externa ou avaliações de consultores
  • Uma nova estratégia ou negócio

Passo 2: Criar o ambiente apropriado para a implementação do COBIT 5

Durante toda minha vida profissional, vi iniciativas cheias de boa vontade e animação, não conseguirem nem sair do papel, pela completa falta de apoio da alta gestão da corporação.

Com o COBIT 5 não é diferente.

Como qualquer outro programa de projetos, o COBIT 5 precisa de apoio da corporação, já que todas as áreas clientes da área de TI serão envolvidas e terão tarefas a serem desempenhadas por elas.

Somente dessa forma todo o esforço empregado, levará ao sucesso da implementação.

De acordo com o Framework:

O compromisso e a adesão das partes interessadas pertinentes devem ser solicitados desde o início. Para alcançar isto, os objetivos e benefícios da implementação devem ser claramente expressos em termos de negócio e resumidos em um breve caso de negócio.

Após o compromisso ter sido obtido, os recursos adequados deverão ser fornecidos para apoiar o programa. As principais funções e responsabilidades do programa deverão ser definidas e atribuídas. Cuidados deverão ser sempre tomados para a manutenção do compromisso de todas as partes interessadas afetadas.

Estruturas e processos apropriados para supervisão e orientação deverão ser criados e mantidos. Essas estruturas e processos também deverão garantir o alinhamento contínuo das abordagens de governança e gestão de risco em toda a organização.

Apoio e compromisso visíveis devem ser oferecidos pelas principais partes interessadas tais como a diretoria e os executivos para definir a “mais alta sintonia” e garantir o compromisso com o programa em altos níveis.

Levante os desafios e fatores de sucesso para a implementação.

Dica #3:

No COBIT 5 Implementation, Chapter 4 Identifying Implementation Chalenges and Success Factors, você encontra para cada fase da implantação, quais os desafios (riscos) mais comuns em implementações COBIT, suas possíveis causas raíz e os fatores que identificarão se o desafio poderá ser considerado como contornado ou não.

COBIT 5 Fase 1 - Desafios

Identifique apenas aqueles desafios que poderão ser enfrentados em sua corporação, de acordo com as descrições das causas raiz. Verifique se há possibilidade real de ocorrência em sua implementação, de alguma, ou algumas das causas listadas.

Passo 3: Elaborar um caso de negócio (Business Case) para a implementação e melhoria da governança e gestão de TI

Todo e qualquer projeto que nasce dentro de uma companhia, é fruto de uma necessidade do negócio.

As razões para sua realização e execução devem nortear a tomada de decisão quanto a sua viabilidade. Esta tomada de decisão deve ser baseada no caso de negócio (Business Case).

O Caso de Negócio é portanto utilizado para documentar a justificativa para a realização de um projeto. É o resultado comparativo dos custos estimados, contra os benefícios previstos a serem obtidos quando da sua finalização.

O Caso de Negócio deve incluir, no mínimo, o seguinte:

  • Os benefícios almejados para a organização, seu alinhamento com a estratégia de negócios e os respectivos responsáveis pelo benefício (que serão os responsáveis na organização pela sua garantia). Baseados nos pontos fracos e eventos desencadeadores, identificados no Passo #1.
  • As mudanças nos negócios necessárias para criar o valor esperado. Isto pode basear-se em verificações de integridade e análises de falhas na capacidade e devem indicar claramente o que está incluído no escopo e o que não está.
  • Os investimentos necessários para criar as mudanças na governança e gestão de TI da organização (com base nas estimativas dos projetos necessários)
  • Os custos fixos do negócio e de TI
  • Os benefícios esperados da operação após a mudança
  • O risco inerente nos pontos acima, inclusive quaisquer restrições ou dependências (com base nos desafios e fatores de sucesso, identificados no Passo #2)
  • Funções e responsabilidades relacionadas à iniciativa
  • Como o investimento e a criação de valor serão monitorados durante todo o ciclo de vida econômico, e como os indicadores serão usadas (com base nas metas e resultados)

Dica #4:

No COBIT 5 Implementation, Appendix D Example Business Case, você encontra um exemplo de um Caso de Negócio em inglês. É possível utilizá-lo e fazer um paralelo com o caso estudado e elaborar um documento que atenda ao seu caso.

COBIT 5 Fase 1 - Exemplo de caso de negócio

Em breve disponibilizarei um exemplo e template (modelo) de Caso de Negócio em português.

O caso de negócio não é um documento estático definitivo, mas uma ferramenta operacional dinâmica que deve ser continuamente atualizada para refletir as mudanças que forem ocorrendo durante a implementação do programa, bem como as descobertas de fatos ocultos, não identificados até o início do processo.

 

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